Fecha: 03/07/2006
Categoría: Metodología de la investigación

Los proyectos se dividen en etapas para facilitar su gestión y control. Como tales, suelen tener cierto grado de incertidumbre debido a que requieren la realización de tareas y actividades no realizadas con anterioridad. El conjunto de etapas que componen un proyecto desde que se inicia hasta que concluye se llama Ciclo de Vida del Proyecto.

En esta nota hablaremos de cuales son las etapas típicas en que podemos estructurar un proyecto de implantación de enlatados y las actividades más importantes que éstas contienen. Es importante aclarar que hablamos de implantación y no dedesarrollo de software, ya que en este último caso, las etapas varían. No obstante, es normal que, por necesidades propias del negocio de la empresa, se hagan customizaciones y/o interfases. Describiremos un modelo considerando que las hay.

No representan un Plan de Trabajo, aunque pueden usarse como guía para armar uno. No se profundiza en los procedimientos de control de las etapas, aunque los mismos están presentes durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Desde un punto de vista general de la gestión de proyectos, la primera etapa siempre es el Estudio de Factibilidad. En esta etapa se evalúan alternativas, proveedores, funciones disponibles, costos y, finalmente, se decide la compra del software. Nuestra explicación se referirá a las actividades posteriores a ésta.

1. Planificación

3. Implementación

PLANIFICACIÓN

1. Definición del alcance. ¿ Hasta dónde va a llegar exactamente el proyecto ? ¿ Qué se quiere lograr con el proyecto ?

3. Definición de actividades. ¿ Qué tareas son necesarias para llevar el proyecto adelante ?

5. Estimación de tiempos. ¿ Qué duración pueden tener las tareas, individualmente y en conjunto ?

7. Estimación de costos. ¿ Cuánto costará el proyecto ?

Hay una serie de actividades auxiliares a los puntos mencionados, que siempre deben existir en la planificación. Se realizan en forma intermitente y ayudan a la gestión. Son:

2. Definición del equipo del proyecto. ¿ Quiénes y con qué roles y responsabilidades gestionarán el proyecto ?

4. Identificación y cuantificación de contingencias.¿ Qué factores pueden afectar el normal desenvolvimiento del proyecto ? ¿ En cuánto pueden afectarlo ?

6. Aseguramiento de la calidad. Al final de la etapa se verifica que se hayan cumplido los objetivos propuestos en forma satisfactoria y se evalúa si es factible pasar a la etapa siguienteSi bien parecen muchos puntos, no son necesariamente complicados ni extensos. Su complejidad depende del tamaño del proyecto. Como ya se indicó, el resultado de todos estos procesos es un documento llamado Plan General del Proyecto o Definición del Proyecto. En notas futuras explicaremos nuestro enfoque para encarar la planificación de un proyecto y como desarrollar este documento. Como comentario final para esta etapa, es importante saber que el tiempo que puede llevar la planificación es variable. Depende mucho del proyecto y de la organización que lo lleva a cabo. Nuestra experiencia nos indica que este proceso es más dificultoso en organizaciones muy informales. A veces se ve como algo tedioso, pero hay que tener en cuenta que, una buena planificación seguida de un buen análisis minimiza los costos del proyecto. Hay un principio general de la gestión de proyectos que nunca hay que olvidar: El costo y dificultad de introducir cambios en un proyecto es directamente proporcional al grado de avance del mismo. Esto significa que cuanto más avanzado esté un proyecto en su desarrollo, más costoso y difícil será introducir cambios en él.

Podemos dividir esta etapa en las siguientes actividades:

2. Análisis del negocio o relevamiento. Consiste en comenzar a charlar con los usuarios que sufrirán la implantación del software y preguntar cuales son las operaciones habituales que realizan. Cuando nos referimos a usuario, el concepto puede incluir desde el presidente de una cía. hasta el cadete. Si se usan cuestionario claros y concisos se reduce el tiempo de esta tarea y se obtiene información más valiosa.

4. Definición de requerimientos funcionales. Se describen ordenadamente las funciones críticas del sistema existente (sin las cuales no es posible arrancar), las secundarias (si son relevantes) y las nuevas funciones que desean los usuarios.

6. Preparación e instalación de entorno standard para capacitación. Se provee todo el hardware y el software de base necesario para instalar el enlatado en su versión standard. Es recomendable que todos los integrantes del equipo de trabajo tengan acceso al uso del mismo.

8. Modelización o diseño preliminar. Con la información de los puntos 3 y 4 se arma un prototipo conceptual que cubra la mayor parte posible de procesos relevados, sin usar customizaciones. Para esto deben explorarse todas las alternativas factibles, aunque impliquen el cambio de procedimientos y formas de trabajo existentes. Las funciones que indefectiblemente requieran customizaciones e interfases deberán quedar expresadas claramente. Con la información del punto 5 se arma una lista de los informes y consultas existentes en el enlatado que cubran las necesidades de información. Los requerimientos que indefectiblemente requieran el desarrollo de nuevos informes y consultas, deberán quedar expresados claramente.

10. Diseño final. Se documenta el diseño final, basado en el resultado del punto 9.

12. Aseguramiento de la calidad. Al final de la etapa se verifica que se hayan cumplido los objetivos propuestos en forma satisfactoria y se evalúa si es factible pasar a la etapa siguiente.

Las actividades más importantes de esta etapa son:

2. Definición de políticas de backup. Se define el conjunto de procedimientos de backup necesarios para garantizar la recuperación de la información en caso de falla.

4. Instalación de entorno de prueba. Se instala una versión del enlatado en una o varias bases de datos creadas para hacer las pruebas de los desarrollos.

6. Parametrización preliminar. Parametizar es indicar al enlatado que politicas debe utilizar para operar. Se definen las políticas que sean posibles (ya que pueden faltar customizaciones e interfases).

8. Pruebas y ajustes de customizaciones e interfases. Se hacen las pruebas de las customizaciones y se determinan sus correcciones y/o modificaciones. El proceso de pruebas puede subdividirse en subetapas, si el desarrollo es muy complejo.

10. Pruebas de migración de archivos maestros. Se debe confirmar que la informacion transferida pasó íntegramente al enlatado.

12. Simulación preliminar del enlatado en producción. Se simula la operación del día a día, tratando de generar la mayor cantidad de variantes posibles de operación. Dependiendo su complejidad y cantidad, es conveniente hacer una lista de todas las operaciones que se van a probar indicando cual es el resultado esperado para cada una, para poderlo con el obtenido.

14. Desarrollo de programas para migración de archivos de movimientos. De no existir una aplicación que permita migrar la información del sistema existente al enlatado, será preciso desarrollar alguna.

16. Capacitación de usuarios finales. Es conveniente entrenar a los usuarios finales cerca del período de arranque, para que retengan la mayor cantidad de información posible. Nuestra experiencia nos indica que capacitar a los usuarios finales al inicio del proyecto es, la mayoría de las veces, una pérdida de tiempo y dinero. En esta capacitación sí debe analizarse a fondo la operatoria de la empresa. Si todos los usuarios finales tuvieron participación directa, o bien indirecta a través de los usuarios clave, de este entrenamiento sólo deberían salir mejoras menores.

18. Práctica de usuarios finales. Se arma un plan de práctica para los usuarios finales. Con las mismas se refuerzan los conocimientos en el uso del enlatado y se agiliza la velocidad de operación.

20. Migración de la configuración. Se migran archivos maestros, customizaciones y datos de la parametrización al entorno de producción.

22. Adelanto de operaciones. Este punto puede existir o no. Se trata de adelantar todas las operaciones que sea posible (pagos, cobros, emisión de informes) previendo que el punto siguiente demore más de lo previsto.

24. Migración de archivos de movimientos. Se procede a migrar movimientos contables, facturación, cobranzas, pagos, saldos pendientes de pago, cobro, stock, órdenes de producción, etc.

26. Control de la migración. Se controla la información transferida contra el viejo sistema o contra la documentación respaldatoria. Se prueban los informes. Los usuarios deben participar de esta tarea.

Los puntos mencionados pueden sufrir alguna alteración en el orden dependiendo de las necesidades. Otros pueden resumirse en uno solo, cuando el proyecto es pequeño y muchos pueden realizarse en paralelo (al mismo tiempo).

POST-IMPLEMENTACIÓN

1. Asistencia sistemática a usuarios. Cualquier cambio genera dudas e incertidumbre, por lo que es preciso asistir a los usuarios en forma sistemática durante un tiempo, para asegurar la fluidez de las operaciones. El lapso de asistencia necesario depende del enfásis que se haya puesto en una correcta capacitación y de haber dedicado tiempo suficiente a las prácticas y la simulación.

3. Detección de nuevos requerimientos o necesidades de información. Es normal que en desarrollo de las operaciones de la empresa vayan surgiendo inquietudes para mejorar el sistema o se quiera obtener más y mejor información. Esto puede dar lugar a nuevos desarrollos. Dependiendo de su envergadura, podemos estar en presencia de nuevos proyectos.