Etapas de un proyecto de software
Por Ciro Bortolotti.

¿ Por qué dividir un proyecto en etapas ?

Los proyectos se dividen en etapas para facilitar su gestión y control. Como tales, suelen tener cierto grado de incertidumbre debido a que requieren la realización de tareas y actividades no realizadas con anterioridad. El conjunto de etapas que componen un proyecto desde que se inicia hasta que concluye se llama Ciclo de Vida del Proyecto.

Enfoque

En esta nota hablaremos de cuales son las etapas típicas en que podemos estructurar un proyecto de implantación de enlatados y las actividades más importantes que éstas contienen. Es importante aclarar que hablamos de implantación y no de desarrollo de software, ya que en este último caso, las etapas varían. No obstante, es normal que, por necesidades propias del negocio de la empresa, se hagan customizaciones y/o interfases. Describiremos un modelo considerando que las hay.

Cuando hablamos de actividades nos referimos a las tareas típicas dentro de cada etapa.

No representan un Plan de Trabajo, aunque pueden usarse como guía para armar uno. No se profundiza en los procedimientos de control de las etapas, aunque los mismos están presentes durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Desarrollo

Desde un punto de vista general de la gestión de proyectos, la primera etapa siempre es el Estudio de Factibilidad. En esta etapa se evalúan alternativas, proveedores, funciones disponibles, costos y, finalmente, se decide la compra del software. Nuestra explicación se referirá a las actividades posteriores a ésta.

La implantación puede dividirse en las siguientes etapas:

1. Planificación

2. Análisis y diseño

3. Implementación

4. Post-implementación

PLANIFICACIÓN

Es la etapa más importante de todas, ya que acá se define el proyecto propiamente dicho. En la práctica, consta de una serie de reuniones donde se realizan las siguientes actividades:

1. Definición del alcance. ¿ Hasta dónde va a llegar exactamente el proyecto ? ¿ Qué se quiere lograr con el proyecto ?

2. Relevamiento preliminar. Un análisis rápido de los procesos más importantes del negocio.

3. Definición de actividades. ¿ Qué tareas son necesarias para llevar el proyecto adelante ?

4. Secuenciamiento de actividades. ¿ En qué orden se deben realizar las tareas ?

5. Estimación de tiempos. ¿ Qué duración pueden tener las tareas, individualmente y en conjunto ?

6. Definición de recursos. ¿ Que personas, materiales y equipos serán necesarios para llevar adelante las tareas ?

7. Estimación de costos. ¿ Cuánto costará el proyecto ?

8. Desarrollo de un documento de Definición del proyecto. Es poner por escrito las respuestas a las preguntas anteriores.

Hay una serie de actividades auxiliares a los puntos mencionados, que siempre deben existir en la planificación. Se realizan en forma intermitente y ayudan a la gestión. Son:

1. Definición de indicadores o métricas. Son los standards de calidad del proyecto. En palabras simples, son los termómetros.

2. Definición del equipo del proyecto. ¿ Quiénes y con qué roles y responsabilidades gestionarán el proyecto ?

3. Definición de las comunicaciones. Es el armado de un plan para informar los avances y estado del proyecto. Indica a quienes se informa, que se informa y cuando. Es la prensa del proyecto.

4. Identificación y cuantificación de contingencias.¿ Qué factores pueden afectar el normal desenvolvimiento del proyecto ? ¿ En cuánto pueden afectarlo ?

5. Definir planes de contingencia. ¿ Qué acciones se tomarán para mitigar las contingencias y qué se hará en caso que alguna se produzca ?

6. Aseguramiento de la calidad. Al final de la etapa se verifica que se hayan cumplido los objetivos propuestos en forma satisfactoria y se evalúa si es factible pasar a la etapa siguiente.

Si bien parecen muchos puntos, no son necesariamente complicados ni extensos. Su complejidad depende del tamaño del proyecto. Como ya se indicó, el resultado de todos estos procesos es un documento llamado Plan General del Proyecto o Definición del Proyecto. En notas futuras explicaremos nuestro enfoque para encarar la planificación de un proyecto y como desarrollar este documento. Como comentario final para esta etapa, es importante saber que el tiempo que puede llevar la planificación es variable. Depende mucho del proyecto y de la organización que lo lleva a cabo. Nuestra experiencia nos indica que este proceso es más dificultoso en organizaciones muy informales. A veces se ve como algo tedioso, pero hay que tener en cuenta que, una buena planificación seguida de un buen análisis minimiza los costos del proyecto. Hay un principio general de la gestión de proyectos que nunca hay que olvidar: El costo y dificultad de introducir cambios en un proyecto es directamente proporcional al grado de avance del mismo. Esto significa que cuanto más avanzado esté un proyecto en su desarrollo, más costoso y difícil será introducir cambios en él.

ANÁLISIS Y DISEÑO

Podemos dividir esta etapa en las siguientes actividades:

1. Capacitación de gestión. Se entrena a los integrantes del equipo en las técnicas y conceptos de gestión del proyecto que deban conocer.

2. Análisis del negocio o relevamiento. Consiste en comenzar a charlar con los usuarios que sufrirán la implantación del software y preguntar cuales son las operaciones habituales que realizan. Cuando nos referimos a usuario, el concepto puede incluir desde el presidente de una cía. hasta el cadete. Si se usan cuestionario claros y concisos se reduce el tiempo de esta tarea y se obtiene información más valiosa.

3. Documentación del statu quo. Se describe ordenadamente toda la información obtenida en el punto 2, que responda la pregunta ¿ Cómo están funcionando las cosas en este momento ? La idea es mostrar una foto de los procesos actuales.

4. Definición de requerimientos funcionales. Se describen ordenadamente las funciones críticas del sistema existente (sin las cuales no es posible arrancar), las secundarias (si son relevantes) y las nuevas funciones que desean los usuarios.

5. Definición de requerimientos de información. Se describen ordenadamente cuales son los informes y consultas realizados con el sistema existente, y cuales son los informes y consultas nuevos que los usuarios desean.

6. Preparación e instalación de entorno standard para capacitación. Se provee todo el hardware y el software de base necesario para instalar el enlatado en su versión standard. Es recomendable que todos los integrantes del equipo de trabajo tengan acceso al uso del mismo.

7. Capacitación funcional. Se entrena al equipo del proyecto en el uso y funcionalidades standard del enlatado. Es conveniente evitar la discusión profunda de temas del negocio, ya que podría demorar en exceso el entrenamiento.

8. Modelización o diseño preliminar. Con la información de los puntos 3 y 4 se arma un prototipo conceptual que cubra la mayor parte posible de procesos relevados, sin usar customizaciones. Para esto deben explorarse todas las alternativas factibles, aunque impliquen el cambio de procedimientos y formas de trabajo existentes. Las funciones que indefectiblemente requieran customizaciones e interfases deberán quedar expresadas claramente. Con la información del punto 5 se arma una lista de los informes y consultas existentes en el enlatado que cubran las necesidades de información. Los requerimientos que indefectiblemente requieran el desarrollo de nuevos informes y consultas, deberán quedar expresados claramente.

9. Interacción. Cumplido el punto anterior, se realizan reuniones del equipo del proyecto, en las cuales, los responsables de la modelización explican y debaten con el resto de los integrantes. Es importante destacar que el equipo del proyecto debería incluir representantes de los usuarios, que actúen como nexo, de forma que todas las partes involucradas, directa o indirectamente, participen y sean plenamente conscientes de su rol y responsabilidad.

10. Diseño final. Se documenta el diseño final, basado en el resultado del punto 9.

11. Ajuste de la Definición del proyecto. Como resultado del punto 10, seguramente aparecerán nuevas tareas, cambios en las existentes, cambios de contingencias, fechas, etc. Es necesario, entonces, ajustar el plan de trabajo al diseño final, cuantificar nuevos riesgos, etc.

12. Aseguramiento de la calidad. Al final de la etapa se verifica que se hayan cumplido los objetivos propuestos en forma satisfactoria y se evalúa si es factible pasar a la etapa siguiente.

IMPLEMENTACIÓN

Las actividades más importantes de esta etapa son:

1. Preparación del entorno operativo. Se provee todo el hardware y el software de base necesario para instalar el enlatado. Se actualizan las PCs de los usuarios, en caso de que las mismas no satisfagan los requerimientos mínimos necesarios para operar el soft.

2. Definición de políticas de backup. Se define el conjunto de procedimientos de backup necesarios para garantizar la recuperación de la información en caso de falla.

3. Instalación de entorno de desarrollo. Se instala una versión del enlatado en una o varias bases de datos creadas sólo para uso de las personas involucradas en tareas de desarrollo. Este entorno se utiliza para desarrollar los informes, consultas y customizaciones necesarios para llegar al diseño final. En proyectos chicos, usuarios debidamente capacitados pueden hacer sus propios desarrollos.

4. Instalación de entorno de prueba. Se instala una versión del enlatado en una o varias bases de datos creadas para hacer las pruebas de los desarrollos.

5. Instalación del entorno de producción. Se instala una versión del enlatado en las bases de datos que se vayan a utilizar para operar el sistema con datos reales. El uso de este entorno debe tener el acceso limitado, para evitar que por error se opere sobre el mismo.

6. Parametrización preliminar. Parametizar es indicar al enlatado que politicas debe utilizar para operar. Se definen las políticas que sean posibles (ya que pueden faltar customizaciones e interfases).

7. Desarrollo de customizaciones e interfases. Se inicia la programación de las adaptaciones en el entorno de desarrollo.

8. Pruebas y ajustes de customizaciones e interfases. Se hacen las pruebas de las customizaciones y se determinan sus correcciones y/o modificaciones. El proceso de pruebas puede subdividirse en subetapas, si el desarrollo es muy complejo.

9. Desarrollo de programas para migración de archivos maestros. De no existir una aplicación que permita migrar la información del sistema existente al enlatado, será preciso desarrollar alguna.

10. Pruebas de migración de archivos maestros. Se debe confirmar que la informacion transferida pasó íntegramente al enlatado.

11. Parametrización final. Con las customizaciones e interfases ya desarrolladas, se configura el sistema como si se fuera a iniciar la operación del mismo.

12. Simulación preliminar del enlatado en producción. Se simula la operación del día a día, tratando de generar la mayor cantidad de variantes posibles de operación. Dependiendo su complejidad y cantidad, es conveniente hacer una lista de todas las operaciones que se van a probar indicando cual es el resultado esperado para cada una, para poderlo con el obtenido.

13. Ajustes de parametrización, customizaciones, interfases e informes. En base a los resultados del punto anterior de determinan correcciones y/o modificaciones.

14. Desarrollo de programas para migración de archivos de movimientos. De no existir una aplicación que permita migrar la información del sistema existente al enlatado, será preciso desarrollar alguna.

15. Pruebas de migración de archivos de movimientos. Se debe confirmar que la informacion transferida pasó integramente al enlatado.

16. Capacitación de usuarios finales. Es conveniente entrenar a los usuarios finales cerca del período de arranque, para que retengan la mayor cantidad de información posible. Nuestra experiencia nos indica que capacitar a los usuarios finales al inicio del proyecto es, la mayoría de las veces, una pérdida de tiempo y dinero. En esta capacitación sí debe analizarse a fondo la operatoria de la empresa. Si todos los usuarios finales tuvieron participación directa, o bien indirecta a través de los usuarios clave, de este entrenamiento sólo deberían salir mejoras menores.

17. Ajustes de parametrización, customizaciones e informes. En base a los resultados del punto anterior de determinan correcciones y/o modificaciones.

18. Práctica de usuarios finales. Se arma un plan de práctica para los usuarios finales. Con las mismas se refuerzan los conocimientos en el uso del enlatado y se agiliza la velocidad de operación.

19. Simulación final de entorno de producción. Si el punto anterior se realizó con datos ficticios, en este punto se realiza, con los usuarios, una práctica con datos reales. Es decir, se toman muestras de documentación, se opera y se comparan los resultados. Si el punto anterior se realizó con datos reales, este punto se puede omitir.

20. Migración de la configuración. Se migran archivos maestros, customizaciones y datos de la parametrización al entorno de producción.

21. Control de la configuración. Se verifica que el punto anterior se halla cumplido satisfactoriamente.

22. Adelanto de operaciones. Este punto puede existir o no. Se trata de adelantar todas las operaciones que sea posible (pagos, cobros, emisión de informes) previendo que el punto siguiente demore más de lo previsto.

23. Impasse de operaciones. Dada una fecha de corte, se detiene la operación del sistema existente, para iniciar la migración de archivos de movimientos.

24. Migración de archivos de movimientos. Se procede a migrar movimientos contables, facturación, cobranzas, pagos, saldos pendientes de pago, cobro, stock, órdenes de producción, etc.

25. Habilitación del entorno de producción. Se permite el acceso de los usuarios para empezar los controles en el nuevo sistema.

26. Control de la migración. Se controla la información transferida contra el viejo sistema o contra la documentación respaldatoria. Se prueban los informes. Los usuarios deben participar de esta tarea.

27. Inicio de operaciones con el nuevo enlatado. Se retoman las operaciones con el nuevo sistema.

Los puntos mencionados pueden sufrir alguna alteración en el orden dependiendo de las necesidades. Otros pueden resumirse en uno solo, cuando el proyecto es pequeño y muchos pueden realizarse en paralelo (al mismo tiempo).

Se habrá notado que no hablamos del famoso paralelo, que consiste en trabajar un tiempo con el viejo sistema y el nuevo a la vez, verificando permanentemente los resultados del nuevo contra el viejo. En un contexto donde los usuarios suelen estar sobrecargados de tareas, plantear un paralelo suele implicar horas extra o la contratación de personal, cosa que las empresas están poco o nada dispuestas a hacer, en virtud del complicado contexto económico. Por eso es que proponemos la práctica de los usuarios y una simulación, ya que son más manejables. Haciendo buen uso de ellos se logran excelentes resultados, evitando paralelos que en realidad no se terminan o se hacen a medias, generando mala predisposición en los usuarios y sin resultados satisfatorios.

POST-IMPLEMENTACIÓN

Las actividades de esta etapa son:

1. Asistencia sistemática a usuarios. Cualquier cambio genera dudas e incertidumbre, por lo que es preciso asistir a los usuarios en forma sistemática durante un tiempo, para asegurar la fluidez de las operaciones. El lapso de asistencia necesario depende del enfásis que se haya puesto en una correcta capacitación y de haber dedicado tiempo suficiente a las prácticas y la simulación.

2. Ajustes de parametrización, customizaciones e informes. Si algún punto quedó sin cubrir durante las dos etapas previas o, se detecta algún error, probablemente será necesario algún ajuste. Se hacen las correcciones y/o modificaciones pertinentes. Es importante remarcar que estos ajustes, bajo ningún concepto pueden determinar la suspensión de las operaciones con el nuevo sistema. Si esto sucediera es que hubo gruesos errores durante el análisis, el diseño y la implementación.

3. Detección de nuevos requerimientos o necesidades de información. Es normal que en desarrollo de las operaciones de la empresa vayan surgiendo inquietudes para mejorar el sistema o se quiera obtener más y mejor información. Esto puede dar lugar a nuevos desarrollos. Dependiendo de su envergadura, podemos estar en presencia de nuevos proyectos.